Những sai lầm thường gặp của doanh nghiệp khi vận tải đường biển quốc tế

Vận tải đường biển quốc tế hiện chiếm hơn 80% nhu cầu. Đây là lựa chọn tối ưu về chi phí và năng lực chuyên chở. Tuy nhiên, nó cũng chứa nhiều rủi ro nếu doanh nghiệp không chuẩn bị kỹ lưỡng. Bài viết này sẽ chỉ ra những sai lầm thường gặp trong vận tải đường biển quốc tế. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu logistics quốc tế, rút ngắn thời gian và kiểm soát hiệu quả chi phí vận tải

Sai lầm 1: Ước tính sai chi phí vận tải đường biển quốc tế

Chi phí luôn là mối quan tâm hàng đầu khi doanh nghiệp lựa chọn đường biển. Tuy nhiên, nhiều công ty lại chỉ nhìn vào báo giá cước tàu mà bỏ qua các phụ phí quan trọng. Kết quả là chi phí vận tải đường biển quốc tế thực tế thường cao gấp rưỡi hoặc gấp đôi so với dự kiến.

Phí DEM/DET là một ví dụ điển hình. Đây là phí lưu container tại cảng, dễ phát sinh nếu doanh nghiệp chậm trễ khâu lấy hàng. Ngoài ra, phí lưu kho bãi, phụ phí mùa cao điểm hay phụ phí nhiên liệu đều có thể khiến ngân sách tăng nhanh chóng. Để tránh tình trạng này, giải pháp tốt nhất là làm việc với đơn vị giao nhận uy tín. Họ cần có khả năng đưa ra báo giá trọn gói, kèm hợp đồng rõ ràng về các chi phí phát sinh.

Sai lầm 2: Chuẩn bị chứng từ vận tải không đầy đủ

Trong vận tải quốc tế, chứng từ chính là “ngôn ngữ” để hàng hóa được thông quan. Chỉ một sai sót nhỏ trong hồ sơ cũng có thể khiến lô hàng bị giữ lại cả tuần. Việc này kéo theo thiệt hại lớn. Các lỗi phổ biến thường gặp là khai báo sai HS code, thiếu Bill of Lading, packing list không khớp với invoice, hoặc sai thông tin người nhận.

Doanh nghiệp đôi khi coi nhẹ khâu này. Họ giao toàn bộ cho nhân viên chưa có kinh nghiệm. Điều này dẫn đến tình trạng hồ sơ bị trả lại nhiều lần. Để khắc phục, cách tốt nhất là xây dựng checklist chứng từ chuẩn hóa. Doanh nghiệp cũng nên ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ điện tử. Việc này vừa tiết kiệm thời gian, vừa giảm thiểu sai sót. Với các lô hàng quan trọng, việc nhờ đến dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp về thủ tục vận tải đường biển quốc tế cũng là lựa chọn nên cân nhắc.

Sai lầm 3: Booking container mà không nắm rõ lịch tàu

Đặt chỗ container tưởng chừng đơn giản nhưng thực tế lại tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu doanh nghiệp không theo dõi sát lịch tàu. Nhiều DN chỉ nhận được lịch dự kiến và chủ quan cho rằng tàu sẽ khởi hành đúng hạn. Thực tế, lịch tàu có thể thay đổi vào phút chót, đặc biệt trên các tuyến dài đi châu Âu hoặc Mỹ.

Một sai lầm khác là chọn cảng trung chuyển không phù hợp. Điều này khiến thời gian vận tải đường biển quốc tế kéo dài hơn dự kiến. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch giao hàng cho đối tác. Để phòng tránh, doanh nghiệp cần sử dụng hệ thống booking trực tuyến. Hệ thống này có khả năng cập nhật lịch tàu theo thời gian thực. Đồng thời, doanh nghiệp phải chủ động tracking container trong suốt hành trình

Sai lầm 4: Không mua bảo hiểm hàng hóa khi vận chuyển

Bảo hiểm thường bị nhiều doanh nghiệp xem là chi phí không cần thiết. Nhưng chỉ cần một sự cố như cháy tàu, đắm tàu hay thiên tai, doanh nghiệp có thể mất trắng cả container trị giá hàng triệu USD. Thậm chí trong nhiều trường hợp, chủ hàng còn phải chia sẻ trách nhiệm tổn thất chung (general average) với toàn bộ chuyến tàu. Điều này xảy ra nếu họ không mua bảo hiểm.

Việc không hiểu rõ phạm vi bảo hiểm ICC (A/B/C) cũng là sai lầm phổ biến. Điều này khiến doanh nghiệp nghĩ mình đã được bảo vệ, nhưng thực chất chỉ ở mức rất hạn chế. Bài học ở đây là hãy coi bảo hiểm như một phần tất yếu của chi phí vận chuyển, thay vì một khoản “cắt giảm” khi cần tiết kiệm.

Sai lầm 5: Chọn sai đối tác vận tải 

Trong ngành logistics, không phải forwarder nào cũng giống nhau. Nhiều doanh nghiệp Việt chọn đơn vị nhỏ vì muốn tiết kiệm chi phí. Các đơn vị này thường không có mạng lưới quốc tế rộng. Hậu quả là hàng bị kẹt ở cảng trung chuyển hoặc không có người xử lý khi xảy ra sự cố

Một forwarder thiếu kinh nghiệm cũng khó đảm bảo tối ưu logistics quốc tế cho doanh nghiệp, khiến chi phí và thời gian vận tải bị kéo dài. Do vậy, việc lựa chọn đối tác không nên dựa trên giá rẻ mà cần đánh giá toàn diện về kinh nghiệm, khách hàng đã phục vụ, cam kết SLA/KPI và dịch vụ hậu mãi.

Sai lầm 6: Không tính đến yếu tố thời gian và mùa cao điểm

Khác với hàng không, thời gian vận tải đường biển quốc tế thường kéo dài từ 20 – 45 ngày tùy tuyến. Nếu doanh nghiệp chỉ dựa vào lịch trình lý thuyết, họ dễ không giao hàng kịp tiến độ. Cần dự phòng thời gian cho các khâu bốc dỡ, thông quan và kiểm tra chuyên ngành. 

Rủi ro này càng tăng trong mùa cao điểm cuối năm. Đây là lúc nhu cầu tăng mạnh và lịch tàu thường xuyên quá tải.Để đảm bảo cam kết, doanh nghiệp nên lập kế hoạch vận chuyển trước ít nhất 2 – 3 tháng. Đồng thời, cần theo dõi chặt chẽ các cảnh báo từ hãng tàu và cơ quan hải quan.

Sai lầm 7: Không cập nhật quy định hải quan và incoterms mới

Thế giới vận tải quốc tế luôn thay đổi. Một nghị định mới của Tổng cục Hải quan hay một phiên bản Incoterms cập nhật đều có thể ảnh hưởng trực tiếp. Những thay đổi này tác động đến chi phí và trách nhiệm của doanh nghiệp. Thế nhưng nhiều DN lại ít quan tâm. Điều này dẫn đến tình trạng bị phạt, mất uy tín hoặc phát sinh chi phí ngoài dự kiến.

Ví dụ, việc hiểu sai Incoterms 2020 có thể khiến DN gánh thêm chi phí vận chuyển. Lẽ ra chi phí đó thuộc về người mua. Một thay đổi nhỏ trong danh mục hàng hóa kiểm tra chuyên ngành cũng có thể khiến lô hàng bị giữ lại. Điều này xảy ra nếu DN không cập nhật kịp thời. Bài học ở đây là cần có bộ phận chuyên trách theo dõi, hoặc ít nhất là duy trì kết nối với forwarder uy tín để được cập nhật thông tin thường xuyên.

Vì sao doanh nghiệp dễ mắc sai lầm khi vận tải đường biển quốc tế?

Vận tải biển quốc tế không chỉ là việc đặt một chuyến tàu và chờ hàng đến nơi. Đằng sau đó là cả một chuỗi quy trình phức tạp. Chuỗi này liên quan đến booking container, chứng từ, thủ tục hải quan, kiểm tra chuyên ngành và bảo hiểm. Nhiều doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm, đặc biệt là SME. Việc thiếu nhân sự chuyên trách hoặc thiếu hiểu biết pháp luật khiến họ dễ rơi vào thế bị động.

Chi phí thực tế cũng thường cao hơn nhiều so với dự toán ban đầu do doanh nghiệp chưa tính đủ phụ phí phát sinh. Thời gian vận tải đường biển quốc tế vốn đã dài. Nó còn bị ảnh hưởng bởi biến động thị trường, lịch tàu hoặc mùa cao điểm.. Khi cộng dồn tất cả, rủi ro tăng cao và nhiều doanh nghiệp phải trả giá đắt.

Kết luận

Vận tải đường biển quốc tế là kênh quan trọng để hàng hóa Việt Nam vươn ra thế giới. Nhưng cùng với cơ hội, nó cũng chứa đựng nhiều cạm bẫy nếu doanh nghiệp chưa có đủ kinh nghiệm. Chuỗi cung ứng có thể bị gián đoạn vì nhiều lý do. Đó là do ước tính sai chi phí vận tải đường biển quốc tế, thiếu sót về thủ tục vận tải đường biển quốc tế, hoặc bỏ qua yếu tố thời gian vận tải đường biển quốc tế.

Doanh nghiệp có thể tránh những sai lầm này bằng cách chuẩn bị kỹ lưỡng, lựa chọn đối tác vận tải uy tín và áp dụng công nghệ vào quản lý để thực sự tối ưu logistics quốc tế.